躍臣商業專家倉儲賣場解決方案

一、系統網絡方案

建立完整的企業Intranet構架體系
該環境基于開放的網絡技術和開放的網絡應用平臺,這種方式是目前國際上企業內部網中廣泛采用的成熟技術,它基于廣域網也就是國際通行的Internet技術,以經濟、可靠的方式將企業內部各部門、各站點連接起來,除了應用軟件的運行,還提供電子郵件、電子公告、信息共享、群件、目錄服務、文件存取、打印服務等功能,實現方便和靈活的信息共享和交換。

網絡管理
網絡管理是網絡高效、經濟安全、可靠工作的保證,最重要的概念在于分布處理、集中管理的模式。具體的網絡工具能提供生動的圖形界面,反映出網絡上所有服務器、工作站的工作狀態,對網絡環境作同步協同的監控,而且使用起來很方便。

網絡操作系統
采用Windows 2000SERVER 或NT4.0 (SP6)作為網絡操作系統,具有性能可靠、支持完善、升級穩定、維護方便、界面友好、配套軟件最多、易于學習、伸縮性強等特點。 Windows 2000SERVER 或 NT (SP6)可以實現文件共享、打印共享以及系統中的帳戶管理。

數據庫系統
根據對中型零售企業的業務調研,通過對其主要業務種類、業務流量的分析,我們推薦數據庫系統選用MS SQL Server數據庫。

大賣場的管理除自主經營業務外,還出租商鋪給供應商,并為供應商提供各種設施及服務。根據大賣場的管理功能,系統可分為: 自營賣場管理系統 商鋪/專柜出租經營管理系統 批發管理系統 企業總部管理系統 信息中心管理系統 各信息系統之間功能既相互獨立,又互相關聯與控制,形成一個完整的、分工明確、責權分明的一體化的管理系統。
 
二、賣場管理系統

1、采購管理模塊 

    采購部是負責企業商品采購的部門,負責全企業銷售商品的采購業務。必須采購適銷對路,品質優良、價格合理的商品,才能保證整個企業的正常和有效的經營。系統提供決策分析的數據和方法,供采購員選擇正確的供應商和商品提供依據,同時系統提供嚴格的采購控制環節,以加強對采購過程的管理。

1.1供應商管理
    供應商作為整個供應鏈系統的源頭,作為產品的提供者,供應商的甑別和管理是至關重要的環節。為了提高整個運營系統的效率,提高對顧客和市場的反應速度,必須選擇善于合作的優秀供應商,淘汰不良供應商,并加強與供應商的信息交流,共同發展。

1.2商品管理
    商品作為整個供應鏈系統的最主要的對象,是系統的核心,因此商品管理也是最重要的模塊。為了提高企業經營效益,提高顧客滿意度,必須選擇適銷對路的商品,淘汰滯銷商品,以增強對客戶的吸引力和增加企業效益。

1.3采購業務管理
    采購業務管理主要為采購過程中的業務管理,包括合同管理、下達訂單、處理退換貨、采購結算及與供應商的促銷活動等功能。

1.4采購結算管理
    采購結算是與供應商確認供貨關系,支付貨款的過程。采購結算關系到與供應商的合作關系及企業資金運作的管理,因此需求嚴格控制采購結算過程,即要達到為供應商服務的目的,也到控制企業資金的正確使用。 采購結算管理包括對帳、資金準備、發票和付款管理。

1.5采購員管理
    采購業務過程是由采購員操作執行的,采購員對采購過程中的各個環節負責,并根據其采購商品的銷售、毛利、周轉、應付帳款等情況,進行考核。

2、銷售管理模塊

2.1商品銷售
    單品管理 收銀員登錄 條形碼和店內碼銷售

2.2動態促銷折扣
    POS系統自動根據設定的促銷計劃識別商品的促銷價格及贈送商品、批量折扣等。

2.3銷售票據打印
    銷售票據可逐行打印,也可整張打印。銷售票據內容包括商廈名稱、銷售日期、收銀臺號、收銀員編號、商品品名、單價、數量、金額、實收金額、找零金額、廣告詞等。部分內容可根據用戶需求自選定義打印格式。

2.4會員卡結帳
    在所有商品輸入完成后,收入支付方式之前,如果客戶出示會員卡,則提示輸入會員卡號。系統根據讀入的會員卡號查找該會員可享受的優惠率,按此優惠率重新計算應收款金額。

3、查詢商品
收款員可以隨時查詢商品編號及品名及價格。

3.1合計處理
    當進行多項商品輸入后,客顯屏即時顯示應收款的總金額,合計后,可以對所有商品按優惠率的形式打折。

3.2多種付款
    支持多種付款方式,如現金、支票、優惠券、信用卡、儲值卡等。在付款中允許多種付款形式并行處理,但找零只能為人民幣。

4、更正處理
    當收款員發現本次交易中已輸入的商品信息有誤時,可通過輸入同類商品,數量為負數進行充抵,但最多充抵至數量為零。如果票據打印方式為整張打印,也可刪除出錯的某行商品,重新輸入正確信息或取消整筆交易。更正處理只能在本次交易未結束前進行。

5、退貨處理
    只能具有一定權限的人員才能執行。退貨方式與收銀方式相似,只是合計后是退款而不是收款方式。

6、交易掛帳
    當某筆交易未結束前,由于顧客的原因須延遲結算,可將該筆交易掛起,進行下一筆交易。

7、結帳處理
    營業結束后,生成收銀統計表及解款單直接上傳至后臺。

8、數據下載
    每天開始營業前,從服務器中下載商品信息到本收銀機中,以防備網絡通訊中斷時使用。網絡通訊中斷時,POS系統自動切換,讀取本地機上的數據,繼續系統運行。當網絡通訊恢復正常后,POS系統會自動將本地交易數據上傳至后臺服務器,并保證上傳數據不重復、不丟失。

8.1數據上傳
    POS銷售管理系統定時自動上傳交易記錄,后臺管理系統可實時監控前臺銷售及收款情況,并實時動態顯示銷售變化情況,同時可進行查詢、統計、分析。

8.2操作日志
POS銷售管理系統自動記錄每日主要操作事件的操作日志,如每位收銀員開機、交易、退出、報表、關機等操作記錄,系統故障記錄等,可進行查詢。

8.3系統維護
    系統提供以下系統維護提示及操作功能: 數據庫壓縮、數據庫修理、數據重發、培訓清除、備份數據整理、永久備份、移機處理。

9、銷售成本核算
    在計算機輔助的購銷鏈管理系統中,一般商品采用單品的進價成本核算,商品成本金額和庫存商品金額均按不含稅金額進行計算。系統提供實時核算,可即時對已復核的單據和已上傳的前臺銷售數據進行核算,生成商品明細帳和計算銷售成本。 商品稅率以商品設置中所設稅率分別進行計算。

9.1銷售實時監控、統計
    系統對前臺POS銷售和后臺批發銷售提供實時銷售統計和銷售核算,可實時利用"實時銷售統計圖"監控銷售狀況,內容包括總銷售額、成本、毛利等,形式為走勢圖,橫軸是時間,縱軸是累計到該時的金額。

9.2促銷商品管理
    促銷合同管理 促銷商品管理

10、庫存管理

10.1商品驗收入庫管理 正常驗收入庫功能 庫商品退貨功能 庫商品更正功能

10.2商品調撥管理
    當商品需從一個倉庫調入另一個倉庫,通過商品調撥單進行管理。商品調撥半日管理包括編制商品調撥單、商品調撥單審核、商品調撥處理、商品調撥單的復核等。

10.3商品提貨管理
    正常商品提貨功能 銷售商品退貨入庫功能 銷售商品出庫更正功能

10.4商品損溢管理
    零售商品因質量、自身變值、偷盜、自然原因等引起的損或溢,通過商品損溢單來處理,以確保商品帳物在數量和金額上的一致。此外,零星商品盤點的盈虧也可以以商品溢缺的形式進行記錄。 商品損溢功能包括編制商品損溢單、審核商品損溢單、復核商品損溢單。

10.5商品盤點管理
    當商業企業經營一段時間后,為了了解庫存實物和電腦中商品帳面數之間是否一致,可以定期或不定期地對貨、賣場、倉庫等庫存商品進行清點。在進行盤點工作時,應保證停止商品銷售及復核各種已輸入單據,臨時凍結所有庫存實物的進出流通,以便使各種數據處在同一個參考點上。根據盤點商品的規模不同,盤點方式可分為局部盤點和全局盤點。根據盤點時間不同,盤點方式可分為實時盤點與定時盤點。

10.6 庫存商品管理
    商品庫存是商業企業的待銷商品,是企業的重要資產。庫存商品管理即需要保證庫存商品的質量,防止商品損壞對企業造成直接損失,同時需加快庫存商品的周轉,減少庫存商品的管理費用,以達到降低成本,提高商品利率的目的。庫存商品管理包括庫存商品保質和有效期管理、安全庫存量的自動計算,如最高、最低庫存量的計算、最長商品存儲時間的計算。 

 
2、供應商管理

2.1供應商基本信息管理
    供應商基本信息管理主要記錄租賃商鋪、專柜的供應商的基本信息,包括供應商編號、名稱、地址、郵編、聯系人、經營性質、經營品類、規模、市場排名及占有率等。供應商基本信息管理主要為了加強對供應商的引入管理,保證賣場引入的供應商為優良供應商,所引入的商品為暢銷產品。

2.2供應商證件管理
    為了加強對供應商的資質管理,還需供應商提供必要的有效的經營證件,如營業執照、生產許可證等。由于供應商為租賃銷售方式,由供應商自主決定所經銷商品,賣場對其產品質量的控制力相對自營經銷方式弱,因此,要求供應商提供完整的質量認證證明,以確保商品質量。

2.3供應商銀行管理
    為了與供應商結算簡便,供應商管理還需記錄供應商的開戶銀行及銀行帳號、稅號。一個供應商可由多個開戶銀行及帳號。

2.4供應商商品管理
    不同的供應商所經營的商品不同,如果由賣場統一收銀管理,則需對供應商進行商品管理,并且如果需對供應商進行單品管理,則需按供應商設置對應商品,進行商品單品管理。

3、供應商商品基本信息管理
    供應商商品基本信息管理主要記錄供應商所經銷的商品的編號、品名、規格、型號、單位、品牌、性質及商品銷售價格等基本信息。對供應商所經營的商品進行單品管理,即可提高商品銷售速度,也可加強對供應商的管理。


5、供應商結算管理

5.1統一收銀方式結算管理
    與供應商簽訂租賃合同后,如為賣場統一收銀管理,則根據后臺系統所統計的每個供應商當日銷售商品金額與供應商核對,并以核對后的銷售數據,按合同所規定的扣率,計算應返回供應商的銷售收入。再根據合同所規定的應收費用的種類及當月實際發生的各種費用金額,計算應扣除費用金額,并從應返回的銷售中減去應扣除費用,作為實際應返回供應商的銷售收入。 根據以上計算原則,生成與供應商的結算清單,經供應商確認后,供應商開具銷售發票,賣場按發票付款。

5.2自主銷售收銀方式結算管理
    如為供應商自主銷售收銀,則根據所簽訂的租賃合同,計算應收租金,并按合同所規定的應收費用的種類和標準,按當月實際發生的各種費用,計算應收費用金額,并生成供應商結算清單。經供應商確認后,開具發票與供應商,并生成應收帳款。供應商支付費用金額后,核銷應收帳款。

6、前臺POS收銀管理
    如果由賣場統一進行銷售收銀管理,則由賣場負責所有收銀臺的收銀工作。在收銀臺中設置POS機,由賣場指派收銀員。 為賣場設置的POS機,具有以下功能:
供應商識別 根據供應商開具的收銀小票上所注明的供應商編號,輸入POS機,記錄銷售的供應商,并自動顯示該供應商的名稱。
商品識別 如果對該供應商實行的是品類管理,則輸入該供應商所對應商品的品類編號,系統自動識別該品類,顯示品類名稱,如服裝、化妝品等。 如果對該供應商實行的是單品管理,則輸入該供應商所對應商品的編碼或通過條形碼識別,系統自動確認該商品,顯示該商品的名稱、單位、單價等。
商品數量、價格輸入 實行品類管理的商品,數量、單價由收銀員根據小票數據輸入,系統自動計算金額;實行單品管理的商品則根據系統的設定所決定。系統設定的單價不可修改,則只需輸入數量,自動計算金額,如系統設定銷售單價可修改,則可對自動顯示的商品單價進行修改,并自動計算金額。
銷售折扣、折讓 系統提供對商品的折扣、折讓計算功能,可按折扣率進行計算折扣金額,也可直接輸入折扣金額??蓪蝹€商品進行折扣,也可對整筆交易進行折扣。
多種收銀方式 系統提供多種商品組合收銀,如現金、禮券、電子卡、信用卡等。
斷電保護 系統提供POS機斷電數據保護功能,出現斷電等意外情況時,系統可自動恢復銷售數據。
交易掛帳 系統提供交易掛帳功能,可將當前交易掛起,直接處理下一筆交易,直到需要時再將所掛起的交易恢復,繼續進行收銀結帳處理。
交易數據上傳 系統實時將交易數據上傳到后臺服務器中,通過后臺系統可實時了解賣場的銷售狀況。

7、后臺銷售管理
    如果賣場實行統一銷售收銀管理,則通過前臺POS機系統,對顧客提供銷售收銀服務,并實時將銷售數據上傳到后臺服務器中。后臺銷售管理系統則可實時對銷售數據進行統計分析,了解賣場的銷售狀況。


四、批發管理模塊

1、客戶管理

1.1基本信息
    系統將不斷收集和整理客戶的信息來源,為新客戶的挖掘提供參考。
系統將客戶的名稱、地址、電話、帳號、稅號、郵編,甚至于注冊資金、單位性質、企業建立時間、聯系人等等信息都納入計算機管理,供企業管理人員便利的查詢客戶的一切資料,對于某些特性進行分析統計,例如分析比較不同區域的客戶的銷售情況,分析某客戶不同時期的銷售比較;可以通過各種分析比較對客戶進行等級劃分,對于貢獻率大的客戶可給予優惠或適當的獎勵,以提高客戶的忠誠度,從而促進企業的發展。 系統提供客戶查找功能,可以通過客戶代碼、簡稱、速記碼、條形碼等多種方式,迅速找到所需的客戶的詳細的信息,只要您輸入相關信息,系統將快速查找到相關的所有客戶的資料。

1.2信用控制
    本系統充分考慮客戶的信用度,考慮信用額度和信用等級。企業應用軟件在信用控制上一般考慮兩個參數:信用限額(信用額度)和信用等級,信用限額主要用于對客戶的訂單和發運控制。信用等級主要用來對客戶的評定(包括企業的規模、財政經營狀況等)。通過信用額度和信用等級的結合來完成對客戶發貨控制。智百威在客戶管理的信用控制上將著重處理這一環節。
    本系統銷售管理提供信用檢查的功能,根據預先設定的該客戶的信用額度和信用等級,在銷售開單時,系統將自動檢查該客戶的信用程度。當該客戶的應收帳款大于預先設定的信用額度時,系統將拒絕繼續該客戶的開單。如果要解除客戶的開單封存狀態,可以有以下幾種方式:
增加客戶的信用限度
減少客戶訂單的訂貨金額
客戶增加付款,核銷應收帳款 通過信用控制將減少人為的壞帳、呆帳,提高企業資金的回籠利用率。

1.3價格、促銷管理
    系統提供多種價格管理方式,除去對應商品的幾種參考價格(最底銷售價,最高采購價,參考銷售價等)外,提供了客戶價格體系,對于不同的客戶可指定不同的銷售價格,例如:你可以設定某電視機在上海地區買12000元,在北京地區買12500元;從而提高企業的銷售的靈活性,以增加市場的競爭力;
    系統還提供多種促銷方式構成的客戶促銷體系,企業管理人員根據商品的庫存量、銷售水平、毛利情況和對顧客、市場的數據分析提出商品促銷計劃,設定在某個時段,對于某種商品進行促銷活動,并可根據實際的需求設置促銷上限、截止日期等,從此促銷不再受人為因素的困擾,系統將嚴格按照促銷計劃進行促銷活動,同時對促銷前后的銷售水平進行比較。
    定價和折扣管理,通過維護定價、跟蹤折扣情況以及分析市場競爭的有效性,可以更好地支持市場部門的工作,可利用定義的定價和折扣規定在訂單錄入時自動定價。自動折扣功能可保證市場工作人員進行特別的促銷,而無需對他進行強化培訓。

2、電子訂單管理
    與有POS系統的零售商建立EOS(電子訂單)系統,電子訂單類型可分為: Client登錄:客戶遠程撥入本企業系統,作為遠程用戶登錄,啟用客戶端系統,按系統所提供的單據格式輸入單據,形成電子單據。 格式文件轉入:客戶按本企業管理系統所要求的單據數據格式,生成相應的單據數據文件,傳入本系統,并引入本系統中形成正式單據。 E-mail:按電子單據格式,自動生成E-mail,按本企業的E-mail地址,發送電子單據,本企業再將E-mail數據轉化為電子訂單格式。 Internet網上登錄:在本企業所提供的網頁上,直接登錄輸入生成電子訂單等單據,并提交本企業數據庫。

3、銷售業務管理

3.1銷售計劃
    銷售運作計劃(SOP)是用于企業級的,年度(或月度)的銷售計劃。該計劃的依據是來自與公司的經營目標,銷售歷史數據以及對市場的預測。一個有效的銷售運作計劃能夠平衡供應鏈管理,調整服務水準并優化經營過程。 計劃可以分為若干個等級,例如:一張年度銷售計劃可以分為幾張季度銷售計劃,一張季度銷售計劃又可以分為幾張月銷售計劃;對于已經擬訂的銷售計劃,企業管理人員可以誰時的檢查銷售計劃的執行情況,以便根據實際情況來調整銷售經營方針。

3.2合同管理
    對于不同的客戶,可能會有不同的銷售方式、不同的結帳方式,那么我們可以通過合同來明確一些相關信息(例如:結帳日期,結帳天數,信用額度等等),以此來控制以后的銷售業務。

3.3訂單管理
    銷售業務必須從銷售訂單開始,客戶通過電子郵件、電子訂單、電話或其他方式將訂單傳至本企業中,在系統中自動生成或人工錄入銷售訂單,系統自動檢測倉庫中是否有滿足條件的貨品,無滿足條件系統自動報警提示,滿足條件系統自動生成送貨單。
    有效的銷售訂單管理,可定義靈活的訂貨周期以滿足所有的銷售渠道按指定路線批準、發運、出庫和結算。銷售訂單進入系統后,企業內每個分支部門和地點在授權的范圍內都可以看到。在批準一份訂單之前系統會審核每個步驟是否完成。 當客戶成為結盟連鎖店時,此訂單將可以不再由客戶制定,而由系統根據對該客戶的經營情況的分析,自動檢查庫存是否足夠,自動生成銷售訂單傳給本系統,再由本系統統一配送至客戶處。

3.4銷售退貨管理
    當客戶因為商品的質量問題或其他原因要求退貨,經相關部門審核通過后系統錄入銷售紅單,減少銷售收入。

3.5結算管理
    在客戶檔案中設定了每家客戶的結帳時間,系統將針對某客戶自動查找滿足條件的送貨單(即已到結帳天數的送貨單)生成一張銷售結算單,以便交給客戶對帳;當客戶確認后開銷售發票。

3.6銷售發票管理
    客戶確認銷售結算單后,即可開具銷售發票。銷售發票可為增值稅發票,也可為普通發票??纱蛴》隙悇找蟮陌l票和銷售清單。

3.7應收帳款管理
    對于一個企業來說,資金管理是尤為重要的,所以控制應收帳款是必不可少的;系統的應收帳款自動生成,當開銷售發票時,系統的應收帳款自動增加,收款單收款以及銷帳后,系統的應收帳款自動減少;系統可以及時的查詢某客戶的往來查詢(銷售收入、應收帳款等)

3.8銷售決策分析
    可以對銷售積累下來的大量數據進行分析比較,你可以比較不同時期商品的銷量、利潤的比較,比較同期不同商品的利潤的比較,當原始顧客的數據(通過結盟連鎖店或其他方式獲得)傳至系統中,系統亦可分析不同客戶群的銷售情況,以便改變銷售政策(調整庫存,制定促銷活動,對某類顧客送貨上門等)。
    銷售決策分析可按商品、客戶為主題進行分析。
    以商品為主題的銷售分析可提供按類別統計的銷售額、毛利率和商品貢獻度,按時間統計的商品銷售額,促銷期間的商品銷售情況,同類商品不同品牌商品的銷售對比分析,銷售趨勢分析等。
    以客戶為主題的銷售分析可提供按客戶類別統計的商品銷售額、毛利率和商品貢獻度,按時間統計的各類客戶銷售額,按客戶統計的商品類別銷售額,按商品類別統計的客戶類別銷售額等。
 

六、信息中心管理系統

1、基礎數據維護

1.1人員管理
    對公司人員的基本信息進行管理,以保證正確的人員歸屬、權限管理,同時在人員考核時制定統一的標準。

1.2機構管理
    完成業務機構的新增、修改等維護業務,以確定正確的組織結構和數據歸屬、權限管理和業務考核。

1.3系統基礎數據管理
    系統基礎數據包括會計期劃分、費用項目等各種用于設置系統待性的參數數據的管理。由信息中心統一維護和管理,以保持全企業系統的一致性。

2、數據傳送

2.1發送數據下傳

2.2接受上傳數據

3、系統維護

3.1日結
    處理當日各種業務數據的匯總、核算及更改系統日期等業務,由系統自動進行數據處理。

3.2月結
    處理當月各種業務數據的匯總、轉換等業務,由系統自動進行數據處理。

3.3備份
    根據備份策略對數據進行備份,以保證系統的安全性。

3.4操作日志管理
    系統提供重要事件的操作日志管理,為系統安全性提供保證,并為系統故障提供參考資料。操作日志可查詢,并可定時清除。系統運行日志包括系統啟動記錄、重要操作記錄和系統出錯記錄。


 

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